應(yīng)付賬款的管理流程(應(yīng)付賬款管理制度與流程)

為規(guī)范采購操作步驟和方法，應(yīng)付賬款入賬、調(diào)賬等方面的管理要求，防范公司處理應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)過程中的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。

2.適用范圍

適用于公司的設(shè)備、工具、成型軟件和固定資產(chǎn)（不含公司長(zhǎng)期代理產(chǎn)品）等采購的控制。

3.定義

3.1供應(yīng)商：是指能向采購者提供貨物、工程和服務(wù)的法人或其他組織。

3.2抽貨檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)：此標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)采購物品進(jìn)行檢驗(yàn)的參照標(biāo)準(zhǔn)，由技術(shù)部門或其他相關(guān)權(quán)責(zé)部門編寫交采購中心匯總成冊(cè)。

3.3貨物檢驗(yàn)報(bào)告：是貨物驗(yàn)收部門和人員對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收后對(duì)所采購貨物給出驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和處理意見。

3.4無票應(yīng)付款：采購貨物的所有權(quán)已經(jīng)轉(zhuǎn)移至本公司，但是供應(yīng)商的式發(fā)票尚未到達(dá)財(cái)務(wù)部的應(yīng)付款項(xiàng)。當(dāng)供應(yīng)商的發(fā)票送達(dá)財(cái)務(wù)部時(shí)，應(yīng)將無票應(yīng)付款轉(zhuǎn)入應(yīng)付賬款。公司的無票應(yīng)付款和應(yīng)付賬款構(gòu)成了公司資產(chǎn)負(fù)債表上的應(yīng)付賬款。

4.管理規(guī)定

4.1物資采購報(bào)銷流程。

4.1.1物資采購前要由用料申請(qǐng)人先填寫采購計(jì)劃，“采購計(jì)劃表”經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，交與采購人員，采購人員制作“采購訂單”并進(jìn)行采購。

4.1.2凡購進(jìn)物料、工具用具，尤其是定制品，采購者應(yīng)堅(jiān)持先取樣品，征得使用部門及/領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可進(jìn)行采購或定制。

4.1.3物資采購返回單位，須經(jīng)物資使用部門(庫房管理人員)核實(shí)、驗(yàn)收簽字，出具“入庫單”。

4.1.4物資采購報(bào)銷必須以發(fā)票為據(jù)，不準(zhǔn)出現(xiàn)白條報(bào)銷。

4.1.5物資采購前，預(yù)借物資款，必須經(jīng)財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)方可借款，執(zhí)行借款流程；物資采購?fù)戤?，需及時(shí)報(bào)銷。

4.1.6 物資采購報(bào)銷須填寫報(bào)銷單，執(zhí)行費(fèi)用報(bào)銷流程。

4.1.7凡不按上述規(guī)定采購者，財(cái)務(wù)部以及各業(yè)務(wù)部門的財(cái)務(wù)人員，應(yīng)一律拒絕支付。

4.2應(yīng)付賬款入賬程序。

4.2.1有票應(yīng)付款。

（1）財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)對(duì)采購定單、供應(yīng)商發(fā)票、檢驗(yàn)入庫單進(jìn)行審核，即“三單符合”審核。

（2）三單中的第一單“采購定單”是指由采購合同、采購定單、委托加工單等組成的合同單據(jù)。第二單“供應(yīng)商發(fā)票”是指由發(fā)票、收款收據(jù)組成發(fā)票單據(jù)。第三單“入庫單”是指由入庫單、質(zhì)檢單、運(yùn)輸提貨單等組成的收貨單據(jù)。

（3）財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)人員在“三單符合”審核后，制作記賬憑證并按照會(huì)計(jì)復(fù)核、批準(zhǔn)程序入賬。

（4）有關(guān)部門對(duì)合同、訂單的修改原件，應(yīng)及時(shí)傳遞到財(cái)務(wù)部。

4.2.2無票應(yīng)付款。

（1）倉庫管理員在收到供應(yīng)商的合格來貨（經(jīng)檢驗(yàn)合格）后，填寫入庫單并將入庫信息傳遞給財(cái)務(wù)部門。未經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)合格的貨物不得入庫。

（2）財(cái)務(wù)部核對(duì)每一張入庫單，確保信息準(zhǔn)確無誤。將無票入庫貨物作為暫估入庫進(jìn)行核算。

（3）對(duì)貨物入庫后超過1個(gè)月發(fā)票未到的無票應(yīng)付款，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)與采購部聯(lián)系并跟蹤。

4.2.3應(yīng)付賬款。

（1）供貨方開來發(fā)票，從無票應(yīng)付款轉(zhuǎn)入應(yīng)付賬款時(shí)，必須經(jīng)過“三單符合審核”。財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)在“三單符合審核”后，方可將無票應(yīng)付款轉(zhuǎn)入應(yīng)付賬款。將暫估入庫的項(xiàng)目轉(zhuǎn)入庫存項(xiàng)目。

（2）財(cái)務(wù)部在“三單符合審核”中發(fā)現(xiàn)不符或不完全相符時(shí)，應(yīng)立即通知商務(wù)部和物流部門。商務(wù)部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系處理，并在一周內(nèi)將問題調(diào)查清楚并合理解決。財(cái)務(wù)部應(yīng)同時(shí)將所有三單不符的情況記錄下來，并定期跟蹤和向財(cái)務(wù)經(jīng)理或總經(jīng)理匯報(bào)。

(3)對(duì)在“三單符合審核”中多開票、重開票的供應(yīng)商應(yīng)提出警告，情節(jié)嚴(yán)重的，要考慮給予處罰或更換。

（4）生產(chǎn)部門應(yīng)在每月28日前將供應(yīng)商因質(zhì)量退貨及向供應(yīng)商索賠的資料傳遞到財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部應(yīng)于當(dāng)月?lián){(diào)整應(yīng)付賬款。

（5）任何供應(yīng)商應(yīng)付賬款的調(diào)整必須有充分的依據(jù)并經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理及相關(guān)人員的書面批準(zhǔn)。這些依據(jù)應(yīng)附在相應(yīng)的調(diào)整憑證后。

（6）更改供應(yīng)商名稱必須得到供應(yīng)商提供的合法的資料，并經(jīng)過財(cái)務(wù)部經(jīng)理的批準(zhǔn)。這些資料應(yīng)附在相應(yīng)的調(diào)整憑證后。

4.3應(yīng)付賬款賬齡分析。

4.3.1財(cái)務(wù)部每季度進(jìn)行一次應(yīng)付賬款的賬齡分析，并分析資金安排和使用的合理性。

4.3.2財(cái)務(wù)部每月打印出有借方余額的應(yīng)付賬款，并通知采購部及相關(guān)部門。采購部及有關(guān)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系解決，并將結(jié)果在一周內(nèi)告知財(cái)務(wù)部。對(duì)超過兩個(gè)月的有借方余額的應(yīng)付賬款，財(cái)務(wù)部應(yīng)向財(cái)務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理作書面匯報(bào)。

4.4對(duì)賬。

4.4.1財(cái)務(wù)部每月應(yīng)核對(duì)應(yīng)付賬款總賬與明細(xì)賬，對(duì)存在的差異及明細(xì)賬中的異常項(xiàng)目和長(zhǎng)期未達(dá)項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部應(yīng)會(huì)同商務(wù)部采購人員進(jìn)行調(diào)查，并經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理書面批準(zhǔn)后及時(shí)處理。

4.4.2財(cái)務(wù)部每年至少獲得一次供應(yīng)商對(duì)賬單，對(duì)發(fā)現(xiàn)的差異應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系解決。