會計檔案保管期限的規(guī)定(會計檔案保管年限的規(guī)定)

第一條 為了加強公司的會計檔案管理，有效保護和利用會計檔案，根據《中人民共和國會計法》《中人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》等有關法律和行政法規(guī)，結合公司實際情況，制定本細則。

第二條 本細則所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

第三條 公司應當加強會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。

第四條 會計檔案管理要求：內容準確完整，分類科學統(tǒng)一；立卷歸檔及時，查閱使用方便；制度措施健全，管理手續(xù)嚴密；設施配套完整，存放保管安全。

　第二章 管理職責

第五條 會計檔案管理是公司的會計工作的重要組成部分，應加強對會計檔案管理的組織領導。指定專人（出納崗位人員除外）具體負責會計檔案管理工作。

第六條 會計檔案管理人員的主要職責：

（一）嚴格執(zhí)行國家和財政部等有關會計檔案管理規(guī)定，制訂本單位的管理措施。

（二）及時收集、整理會計檔案，按規(guī)定立卷建檔，每年定期更新財務檔案目錄。

（三）辦理會計檔案查閱、借用、復制等利用工作，并及時收回歸檔，做好登記。

（四）加強會計檔案管理，確保檔案資料安全完整。

（五）對保管期滿和失去保存價值的會計檔案進行鑒定、報備登記并辦理申報銷毀事宜。

第七條 當年立卷歸檔的會計檔案整理完成后，年度會計檔案目錄要逐級報財務經理、財務總監(jiān)、副總裁、董事會審閱。

財務總監(jiān)應加強本單位會計檔案工作的監(jiān)督檢查。

財務經理要對當年立卷整理歸檔的會計資料的完整性、真實性要進行全面、細致把握，確保沒有疏漏。

其他部門應當配合會計檔案管理人員做好會計檔案資料的收集、整理、歸檔工作。

　第三章 檔案分類

第八條 會計檔案是指已歸檔保存的會計憑證、會計賬簿、會計報表、納稅申報表和留存的各類財務文書、資料、物品等，是記錄和反映單位經濟活動的重要史料和證據。具體包括：

（一）憑證類

1、會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證；

2、報廢發(fā)票：報廢發(fā)票的存檔及登記。

（二）會計賬簿類

1、經費賬：包括總賬、明細賬（含年度會計科目代碼表）；

2、日記賬：現金和銀行存款日記賬；

3、其他賬簿：固定資產卡片及其他輔助性賬簿。

（三）會計報告類

財務會計報告包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告。

（四）資金管理信息類

資金管理信息主要包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、往來資金統(tǒng)計管理、資金內部控制管理信息等資料。

（五）稅務申報類

稅務申報類主要包括個人所得稅、企業(yè)所得稅、增值稅納稅申報表等相關資料。

（六）法規(guī)文書類

1、法規(guī)文書：國家有關部門關于企業(yè)在財政、稅務有關方面的政策和規(guī)章制度，公司本級依法制定或修訂完善的財務管理辦法、措施等。

2、工作文書：涉及單位股權變更、利潤分配方案、財務融資方案、財務工作計劃總結、請示、報告及合同等各類不宜隨會計憑證一并裝訂的資料。

（七）磁盤音像類

1、系統(tǒng)軟件：公司配發(fā)和自行選用的各種會計核算軟件。

2、數據磁盤：公司會計核算的季度、年度備份數據。

3、音像物品：記載重要財務活動的圖片、錄音（像）、磁盤等。

（八）其他會計資料

1、會計檔案資料：會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書。

2、會計移交清冊：各級財務管理崗位調整變動時財務交接表及會計檔案移交清冊、會計人員臨時離崗交接清冊。

3、榮譽資料：單位在財稅工作獲得的獎杯、獎狀、獎牌、證書等原件或影像資料。

4、備查資料：保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證。

5、其他資料：其他具有保存價值的會計資料。

第九條 單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。

第十條 同時滿足下列條件的，單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案:

（一）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸；

（二）使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序；

（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯(lián)的其他紙質會計檔案的檢索關系；

（四）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；

（五）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；

（六）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

第十一條 滿足本細則第十條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。

第十二條 會計檔案應按照規(guī)定類別對會計檔案進行整理立卷歸檔。未作統(tǒng)一的會計工作資料，可按性質歸入相關的會計檔案類別。

第十三條 年度終了，及時對上年財務檔案進行整理全面清理，需要歸檔保管的，按照有關類別和方法整理。

第四章 檔案整理

第十四條 會計檔案整理應當遵循檔案形成的規(guī)律，保持檔案資料之間的內在聯(lián)系，做到格式統(tǒng)一、分類科學、裝訂牢固、整齊美觀、便于查詢。

第十五條 會計檔案整理規(guī)范：

（一）憑證類

1、會計憑證按記賬憑證順序號排列，清除訂針、曲別針等金屬物后，按月份或適當厚度整理裝訂成冊。

2、每冊會計憑證封面應附“會計憑證封面”，注明會計年度、冊號、起止時間、順序號，加蓋單位公章和財務主管人、裝訂人名章后，裝入會計憑證盒。

3、會計憑證盒標簽應注明公司類別，所屬年度、起止月份、排列順序號。

（二）賬簿類

1、采用財務軟件核算的，年度會計賬務處理完畢后，應及時打印各類會計賬簿，按賬戶和賬頁順序整理后，編制“賬戶目錄”和《經管賬簿人員一覽表》，加具檔案封面，并附會計檔案保管期限，裝訂成冊。

2、年度會計科目代碼表應單獨打印裝訂成冊。

（三）會計報告類

1、年度會計報告類必須單獨整理建檔成冊；半年報、季報、月報會計報告可以視情分類整理。

2、會計報告類檔案由封面、卷內目錄、年度會計報告、會計檔案保管期限代碼表組成。

（四）資金管理信息類

1、按資金管理信息類別分類整理相應的會計檔案資料。

2、資金管理信息檔案由封面、卷內目錄、管理資料、會計檔案保管期限代碼表組成。

（五）稅務申報類

1、稅務申報類會計檔案可以按月份，也可以按稅種按合適的厚度組織整理裝訂。

2、稅務申報類會計檔案包括：封面、卷內目錄、稅務申報表、會計檔案保管期限代碼表組成。

（六）法規(guī)文書類

1、按照會計法規(guī)制度、管理文件、工作文書分別整理立卷，每一類可整理成若干卷。

單項內容較多的資料，可單獨立卷。

2、法規(guī)文書類歸檔前應認真清理，剔除重復和不必要保留的資料，內容不完整的應設法補齊。文書檔案以件為單位裝訂，同一內容檔案的本、定稿、修改稿為一件，原件和復印件為一件，主件和附件為一件。

3、文書類檔案包括：檔案封面、卷內目錄、文件（書）、會計檔案保管期限組成。

（七）磁盤音像類

1、按磁盤音像的種類分別整理，集中存放。

2、數據磁盤按內容、時間和單位順序整理，并在磁盤標簽上注明單位、內容、時間，不同版本的系統(tǒng)軟件及使用說明存放在一起，并注明軟件名稱、起用時間等。音像資料應制作有關說明，與音像資料一并存放。

第五章 檔案使用與管理

第十五條 財務中心按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。

第十六條 當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由財務中心臨時保管三年，再移交公司檔案管理部門保管。因工作需要確需推遲移交的，應當報備。

財務中心臨時保管會計檔案最長不超過五年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規(guī)定，且出納人員不得兼管會計檔案。

第十七條 財務中心在辦理會計檔案移交時，應當編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關規(guī)定辦理移交手續(xù)。

紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。

公司檔案管理部門接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。

第十八條 單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案，在進行會計檔案查閱、復制、借出時履行登記手續(xù)，嚴禁篡改和損壞。

單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規(guī)定必須借出的，應當嚴格按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。

會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全完整，并在規(guī)定時間內歸還。

第十九條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。

會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

第二十條 會計檔案的具體名稱如有同本細則附表所列檔案名稱不相符的，應當比照類似檔案的保管期限辦理。

第二十一條 公司應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。

第二十二條 會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構或人員共同進行。

第二十三條 經鑒定可以銷毀的會計檔案，應當按照以下程序銷毀:

（一）單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。

（二）單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

（三）單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統(tǒng)管理機構共同派員監(jiān)銷。

第二十四條 保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止。

單獨抽出立卷或轉存的會計檔案，應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第二十五條 公司因撤銷、解散、破產或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，按照國家檔案管理的有關規(guī)定處置。

第二十六條 公司單位之間交接會計檔案時，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。

移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。

交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位有關負責人負責監(jiān)督。交接完畢后，交接雙方經辦人和監(jiān)督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

電子會計檔案應當與其元數據一并移交，特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環(huán)境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。

第二十七條 單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應當按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。

第二十八條 單位委托中介機構代理記賬的，應當在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的管理要求及相應責任。

第二十九條 預算、計劃、制度等文件材料，應當執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本細則。

第六章 檔案整理規(guī)范

第三十條 檔案封面要素規(guī)定

（一）頁邊距：上下右均25mm，裝訂側一般位于左側，橫向排版時，左側頁邊距為30 mm，豎向排版時為25 mm。

（二）案卷號位于右上角，其樣式如“案卷號：kjzb-2019-003”或“案卷號：kjzb-2019-02/03”，“案卷號”用楷體小二號字，“kjzb-2019-003”用宋體字，分別表示會計檔案類別、會計檔案年度、本類會計檔案冊數順序數。

（三）會計檔案封面主標題信息如“二○一九年會計賬簿”、“二○一九年銀行賬戶資金管理信息資料”、“法規(guī)管理文件”、“工作管理文書”等字樣，字體為方粗宋或大標宋簡體，大小為小初，標題居中設置。

（四）會計檔案封面副標題是卷內檔案內容，可能是一件，也可能是類似的多件歸檔。檔案封面副標題采取圓括號“（ ）”居中設置，字體采用楷體，小二號加粗。

（五）單位名稱標注在封面下端裝訂時間之上一行，居中設置，字體字號按楷體小二號加粗。

（六）裝訂時間為位于封面下端，以漢字形成標注會計檔案整理歸檔完成時間。居中設置，字體字號按楷體小二號加粗。

第三十一條 賬簿經管人員一覽表是賬簿管理的要素之一，其主要內容包括賬簿名稱、賬簿年度、賬簿頁數、賬簿冊數、單位等基本管理要素，相關財務管理人員主要包括：總經理（總裁）、財務總監(jiān)（財務經理）、財務會計、出納等各個類別。

出納在保管人一欄中僅在使用管理日記賬當年登記。

第三十二條 卷內目錄要根據檔案資料的類別，略有不同。其要素主要包括：

上側標題為：順序號、案卷標題、頁碼、文件號；

下側為立卷單位信息：立卷部門、案卷副標題、案卷起止時間、檔案類別、案卷號、卷內頁數、保管期限、負責人、財務負責人、立卷人等要素。

第三十三條 案卷封底附件主要包括會計檔案保存期限及代碼表，條件具備的情況下附“年度會計檔案目錄”。

第七章 附 則

第三十四條 本細則由總經理辦公室、財務中心負責解釋，自印發(fā)之日起施行。以往與本細則不符的，按本細則執(zhí)行。

附表1、企業(yè)單位財務會計檔案保存期限