公司備用金管理制度（備用金的賬務(wù)處理例題）

什么是備用金?

企業(yè)有些部門平時(shí)的零星支出比較多，如果消費(fèi)一次就申請(qǐng)一次費(fèi)用，流程冗雜，效率低下。備用金制度可以在一定程度上解決這一問題：由企業(yè)撥給部門一定的金額，由專人管理，部門的開銷從這份金額里預(yù)支，消費(fèi)后報(bào)銷。這部分撥來的金額就是備用金，每次報(bào)銷完后要補(bǔ)充金額，回到最初的數(shù)值。

根據(jù)企業(yè)的管理制度不同，備用金制度主要分為定額備用金制度和非定額備用金制度。如果部門或員工經(jīng)常消費(fèi)的金額是差不多的，那么企業(yè)可以使用定額備用金制度，該額度必須是經(jīng)過事先核定的符合實(shí)際的;如果部門或員工的零星支出較多，金額不定，可以制定非定額備用金制度。

備用金的特點(diǎn)

備用金是企業(yè)內(nèi)部人員備作差旅費(fèi)、零星采購(gòu)、零星開支等的款項(xiàng)。

備用金通過基本戶取現(xiàn)。一般戶只能轉(zhuǎn)賬，不能取現(xiàn)；只有基本戶才能用取現(xiàn)。

備用金取現(xiàn)限額是每天低于5萬元。

備用金應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，按照規(guī)定用途使用，不得轉(zhuǎn)借給他人或挪作他用。

預(yù)算單位為辦理日常零星開支，需要保持一定數(shù)量的庫(kù)存?zhèn)溆媒穑话悴怀^3～5天零星支付所需現(xiàn)金。

備用金使用需要注意的點(diǎn)

備用金每天雖有一定的限額，但總體限額是沒有的。但需要注意：備用金過大過于頻繁支出，會(huì)有稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

備用金的報(bào)銷需要規(guī)發(fā)票進(jìn)行，對(duì)退少補(bǔ)。

備用金會(huì)計(jì)分錄怎么寫

xx公司對(duì)行政科采用非定額備用金制度，行政科為購(gòu)買辦公用品預(yù)借備用金1600元，預(yù)借時(shí)，財(cái)務(wù)部門根據(jù)借款憑證編制現(xiàn)金付款憑證，其會(huì)計(jì)分錄為：

借：其他應(yīng)收款——備用金（行政科） 1600 （借出去的現(xiàn)金）

貸：現(xiàn)金 1600（現(xiàn)金借出，現(xiàn)金減少）

行政科購(gòu)買辦公用品1520元后憑發(fā)票和驗(yàn)收入庫(kù)單到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，交回多余現(xiàn)金80元，財(cái)務(wù)部門編制轉(zhuǎn)帳憑證一張，其會(huì)計(jì)分錄為：

借：管理費(fèi)用 1520 （購(gòu)買的辦公用品為管理費(fèi)用）

現(xiàn)金 80 （借出去的現(xiàn)金未用完部分收回

貸：其他應(yīng)收款——備用金（行政科） 1600 （沖借方，結(jié)轉(zhuǎn)掉，借出去的現(xiàn)金收回，出納員收回多借的未用現(xiàn)金80元。）

如果行政科實(shí)際購(gòu)買辦公用品1780元，自己墊付了180元，則在報(bào)銷時(shí)除按規(guī)定編制轉(zhuǎn)帳憑證一張，其會(huì)計(jì)分錄為：

借：管理費(fèi)用 1780 （購(gòu)買的辦公用品為管理費(fèi)用）

貸：其他應(yīng)收款——備用金（行政科） 1600（借出去的現(xiàn)金沖銷）

現(xiàn)金 180 （還要付180元）

出納員付給行政科現(xiàn)金180元，退還行政科經(jīng)辦人員其墊付的現(xiàn)金180元。